Como evitar erros comuns em desembaraço aduaneiro na Austrália e na Nova Zelândia

O custo real da não conformidade aduaneira na Austrália e na Nova Zelândia

Ao importar para a Austrália ou a Nova Zelândia, a primeira preocupação da maioria das empresas costuma ser o custo dos tributos aduaneiros, ou seja, os pagamentos iniciais exigidos para que as mercadorias atravessem a fronteira. No papel, esses tributos podem parecer o principal custo, um item direto e visível no orçamento. No entanto, o custo real da conformidade aduaneira vai muito além desses valores aparentes.

Para a maioria dos importadores em conformidade, os procedimentos aduaneiros permanecem rotineiros e quase imperceptíveis. Mas, quando uma empresa comete um erro, seja de forma intencional ou por descuido, as consequências escalam rapidamente e podem ser muito mais prejudiciais do que o valor original dos tributos.

Repercussões imediatas

À primeira vista, os riscos da não conformidade podem parecer limitados a multas aplicadas por descumprimento das regras. Embora as penalidades financeiras possam ser significativas, elas geralmente representam apenas a ponta do iceberg.

Como questões de não conformidade raramente são incidentes isolados, uma única infração muda todo o cenário. Não apenas a remessa problemática passa a ser analisada, como todas as remessas passadas e futuras entram no radar das autoridades. De repente, cargas que antes seguiam sem obstáculos podem ser retidas, gerando custos de demurrage e armazenagem que se acumulam diariamente. Esses custos podem rapidamente superar qualquer penalidade inicial.

Implicações de longo prazo

Se uma empresa perde o status de Trusted Trader ou Secure Exporter, passa a enfrentar um futuro de inspeções frequentes e liberações atrasadas. Além disso, o impacto reputacional decorrente de problemas de conformidade pode afetar o relacionamento com clientes e o acesso a mercados.

As consequências mais graves

Em casos mais severos, as mercadorias podem ser totalmente confiscadas com base na Lei Aduaneira ou na Lei de Biossegurança. Erros de conformidade também podem resultar na perda de oportunidades de economia de tributos previstas em acordos de livre comércio (FTAs), fazendo com que a empresa pague mais do que o necessário em todas as remessas futuras até que o problema seja corrigido.

Os 5 principais erros de conformidade e como evitá-los

Para compreender melhor onde as empresas costumam falhar, é útil analisar os erros de conformidade mais comuns cometidos por importadores. Evitar essas armadilhas é essencial para manter operações fluindo sem interrupções e minimizar impactos financeiros elevados.

1. Classificação tarifária incorreta

Este é o problema de conformidade mais recorrente na Austrália e na Nova Zelândia. Importadores costumam se apoiar em descrições de marketing ou em informações fornecidas por fornecedores, em vez de aplicar corretamente a estrutura do Sistema Harmonizado e suas notas legais.

Esses erros decorrem da falta de compreensão de que a classificação deve considerar material, função e forma, e não apenas o nome do produto. O fato de que até mesmo órgãos reguladores enfrentam dificuldades com essas distinções reforça a necessidade de processos internos sólidos de classificação e de orientação especializada.

Como evitar

Realize revisões de classificação antes da importação e mantenha um banco de dados mestre de SH para seus produtos. Contar com um despachante aduaneiro licenciado, com experiência comprovada no seu setor, pode ajudar a garantir que as classificações sejam corretas, estejam em conformidade e atualizadas de acordo com as regulamentações vigentes.

2. Erros de valoração aduaneira

Erros comuns de valoração incluem a omissão de assistências, como moldes, ferramentas e serviços de design fornecidos gratuitamente aos fornecedores, royalties ou taxas de licença não declarados vinculados às mercadorias importadas e transações entre partes relacionadas que não demonstram preços em condições de mercado. As empresas também costumam deixar de ajustar os valores declarados em função de ajustes de preços de transferência realizados no fechamento do exercício, criando discrepâncias que acabam acionando auditorias.

Como evitar

Implemente uma política de valoração aduaneira alinhada à documentação de preços de transferência. Ter uma política robusta em vigor garante que todos os custos relevantes, como assistências, royalties e ajustes de fim de ano, sejam capturados e declarados de forma consistente, reduzindo o risco de discrepâncias que possam resultar em auditorias. Revise e concilie regularmente os valores aduaneiros com os registros financeiros para confirmar a exatidão e a conformidade, envolvendo tanto as equipes financeiras quanto as de comércio exterior no processo, a fim de manter uma supervisão eficaz.

3. Falhas na documentação de acordos de livre comércio

Certificados não emitidos por órgãos autorizados ou que não contenham campos de dados essenciais não sustentam pedidos de preferência tarifária. A aplicação incorreta das regras de “totalmente obtido” ou de “transformação substancial”, interrupções nos requisitos de remessa direta previstos em diferentes acordos de livre comércio e a confusão entre as definições de “país de fabricação” e “país de origem” também levam à rejeição de benefícios. Declarações inconsistentes de fornecedores, especialmente em cadeias de fornecimento com múltiplas origens, agravam esses problemas e muitas vezes só são identificadas durante uma auditoria.

Como evitar

Realize uma revisão detalhada para garantir que cada certificado de origem seja emitido por um órgão autorizado, esteja alinhado às regras específicas do acordo aplicável e contenha todos os campos obrigatórios, como descrições dos produtos, códigos tarifários e informações sobre o país de origem. Certifique-se também de manter cópias de todos os certificados de forma segura em um arquivo digital centralizado, para facilitar a recuperação em caso de fiscalização ou auditoria. Se ainda houver dúvidas quanto à elegibilidade ou aos requisitos de documentação de acordos de livre comércio, busque esclarecimentos junto à autoridade aduaneira ou a um despachante aduaneiro licenciado antes da importação, para evitar falhas de conformidade.

4. Não conformidade de biossegurança

Violações de biossegurança acarretam consequências que vão além das infrações aduaneiras típicas. As autoridades podem reter mercadorias por tempo indeterminado, exigir tratamentos dispendiosos, determinar a reexportação ou até ordenar a destruição. Diferentemente de disputas relacionadas a tributos, que podem ser resolvidas de forma retroativa, as normas de biossegurança geram crises operacionais imediatas, com opções limitadas de correção.

A Lei de Biossegurança de 2015 da Austrália e os Padrões de Saúde de Importação do MPI da Nova Zelândia impõem exigências rigorosas. O uso de prestadores de tratamento não aprovados, a ausência de licenças de importação e falhas na documentação resultam em problemas graves, como a perda de contratos de fornecimento.

Como evitar

Garanta que todas as importações atendam aos requisitos de tratamento e inspeção previstos na regulamentação aplicável. Utilize apenas prestadores de tratamento aprovados e providencie todas as licenças e a documentação exigidas antes do embarque das mercadorias. Revise regularmente as atualizações das normas de biossegurança e capacite as equipes para identificar e tratar riscos potenciais ainda nas etapas iniciais da cadeia de fornecimento.

5. Práticas inadequadas de manutenção de registros

Infrações relacionadas à manutenção de registros podem parecer simples, mas acabam gerando problemas de conformidade em cadeia. Erros comuns incluem não manter cópias completas das declarações de importação e dos documentos de suporte, extraviar certificados de origem de fornecedores ou certificados de fumigação e armazenar evidências críticas apenas com agentes de carga ou despachantes, sem manter cópias internas.

A ausência de justificativas de classificação ou de planilhas de valoração torna a defesa em auditorias praticamente inviável.

Como evitar

Estabeleça um sistema abrangente de manutenção de registros e recuperação de documentos, com supervisão interna, sem depender exclusivamente dos arquivos do despachante. Manter um arquivo digital centralizado garante que documentos essenciais estejam prontamente acessíveis durante auditorias, permitindo resolver questões menores com agilidade e ajudando a evitar penalidades significativas.

Entendendo o papel de uma decisão vinculante

Sempre que houver dúvidas quanto à classificação, à valoração ou aos requisitos de conformidade, busque uma decisão vinculante antes da importação. Esse tipo de decisão oferece segurança e proteção, evitando problemas antes que eles surjam.

Obter uma decisão vinculante significa contar com um posicionamento formal da autoridade aduaneira ou do Ministério das Indústrias Primárias, que pode ser utilizado em auditorias ou disputas, reduzindo significativamente o risco de erros onerosos e atrasos.

O processo normalmente envolve o envio de um pedido detalhado, descrevendo o produto e apresentando a documentação de suporte. Como esse procedimento pode levar várias semanas, envolver o despachante aduaneiro desde cedo ajuda a garantir que a solicitação seja preparada de forma adequada. Além de esclarecer suas obrigações, a obtenção de uma decisão vinculante demonstra uma postura proativa, vista de forma positiva pelos reguladores durante revisões de conformidade.

Capítulos tarifários particularmente problemáticos

A classificação tarifária pode ser complexa, e interpretações divergentes entre diferentes estruturas regulatórias criam margem para inconsistências. Por isso, é fundamental contar com uma fundamentação de classificação bem documentada e, sempre que houver incerteza, assegurar uma decisão vinculante antes da importação.

O sistema internacional de classificação utilizado para atribuir códigos tarifários, o Sistema Harmonizado (SH), gera disputas de classificação de forma recorrente.

Por exemplo, os Capítulos 84 e 85, que abrangem máquinas e produtos elétricos, envolvem determinações complexas sobre a distinção entre partes e artigos completos. O Capítulo 39 (plásticos) exige a distinção entre artigos acabados e componentes. Os Capítulos 73 a 83 (ferragens metálicas, fixadores e acessórios) geram dúvidas em torno do conceito de “partes de uso geral” versus peças especializadas. Já o Capítulo 94 (móveis) envolve montagens com materiais mistos, o que torna a classificação mais complexa.

Medidas a adotar caso surjam problemas de conformidade

Ao identificar falhas de conformidade, transparência e agilidade são fundamentais. Trabalhe com seu despachante aduaneiro para avaliar a extensão e o impacto do problema. Sempre que apropriado, realizar divulgações voluntárias às agências reguladoras da Austrália ou da Nova Zelândia demonstra boa-fé e, em geral, resulta em um tratamento mais favorável.

Documente tudo: o que deu errado, por que deu errado e quais medidas estão sendo adotadas para evitar recorrências. Caso haja discordância em relação a uma autuação, despachantes experientes podem ajudar a esclarecer as opções de defesa e, quando necessário, colocar você em contato com assessoria jurídica especializada. O essencial é nunca ignorar problemas de conformidade. Esperar que eles simplesmente desapareçam inevitavelmente agrava a situação.

O que considerar ao escolher um prestador de serviços aduaneiros

Ao selecionar um prestador de serviços de despacho aduaneiro, avalie a capacidade de oferecer suporte e soluções proativas. Procure um parceiro, como a C.H. Robinson, que combine expertise global com conhecimento regional e possa apoiar a criação de estruturas sólidas de classificação, a implementação de políticas eficazes de valoração e a manutenção de documentação pronta para auditorias.

A integração tecnológica também é fundamental; escolha um fornecedor que utilize ferramentas digitais para garantir consistência entre embarques e identificar de forma proativa possíveis problemas de conformidade.

Relações de trabalho sólidas com autoridades regulatórias, como a Australian Border Force (ABF) e a Alfândega da Nova Zelândia, podem facilitar a resolução rápida de questionamentos e o tratamento direto de eventuais preocupações.

Além disso, prestadores que compreendem a importância de manter registros detalhados de classificação, valoração, pagamento de tributos e custos desembaraçados conseguem identificar padrões e oportunidades que nem sempre são visíveis internamente, contribuindo para melhores decisões e uma gestão de riscos mais eficaz.

Comece a navegar pelas alfândegas com confiança

Gerenciar a conformidade aduaneira com sucesso exige atenção contínua aos detalhes e disposição para se adaptar à medida que as regulamentações evoluem. Ao trabalhar com o prestador aduaneiro certo e adotar a tecnologia, as empresas podem evitar proativamente os erros mais comuns e aproveitar novas oportunidades no comércio internacional.

Precisa de ajuda para fortalecer seu programa de conformidade aduaneira? Entre em contato com nossos especialistas em comércio exterior para revisar seus processos, identificar riscos e implementar soluções sob medida para o seu negócio.